Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimus edellyttää tarjousten olevan hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia.
Tarjousten hankinta-asiakirjojen mukaisuus varmistaa osaltaan myös keskenään vertailukelpoiset tarjoukset ja tarjousvertailun tasapuolisuuden. Hankintayksikön tulee lähtökohtaisesti hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa hankinta-asiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia. Myöhästyneet tarjoukset on aina hylättävä.
Tarjouskilpailussa tarjouksen lähettäjä vastaa siitä, että hän lähettää tarjouksensa oikeaan aikaan, oikeaan osoitteeseen ja asianmukaisilla välineillä.
Tarjoajan muistilista
+Tarjoajan on otettava tarjousta tehdessään huomioon mm. seuraavat seikat:
- Tarjous on toimitettava pyydetyllä tavalla ja sen on oltava perillä oikeassa osoitteessa annettuun määräaikaan mennessä.
- Tarjouksen voimassaoloajan tulee olla tarjouspyynnön mukainen.
- Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla tarjouspyynnössä edellytetyllä kielellä eli yleensä suomeksi.
- Tarjouksen tulee kattaa kaikki tarjouspyynnössä pyydetyt tavarat, palvelut ja urakat tarjouspyynnössä esitetyssä muodossa. Lähtökohtana on, että tarjouksen pitää olla kokonaistarjous, ellei tarjouspyynnössä ole nimenomaisesti ilmoitettu, että tarjouskilpailussa on mahdollista tarjota myös vain osaa hankinnan kohteesta.
- Vaihtoehtoisia tarjouksia voi tehdä vain, jos vaihtoehtoisten tarjousten esittäminen on ilmoitettu sallituksi hankintail-moituksessa.
- Tarjouksen tulee sisältää kaikki selvitykset, kuvaukset, henkilöstökuvaukset, referenssitiedot, laadunhallintaselvitykset ja ympäristöselvitykset, joita on pyydetty tarjouspyynnössä.
- Tarjouksen tulee sisältää henkilöstön ansioluettelot, jos näitä tietoja pyydetään tarjouspyynnössä.
- Tarjouksen tulee sisältää kalusto- tai laiteluettelo, kuten merkki, vuosimalli, kapasiteetti, varusteet, jos näitä tietoja pyydetään tarjouspyynnössä.
- Tarjouksessa tulee ilmoittaa kaikki kokonaishinnat, erillishinnat, yksikköhinnat ja lisätyöhinnat, jos näitä yksilöityjä hintatietoja pyydetään tarjouspyynnössä.
- Tarjouksen mahdollisten hinnantarkistusehtojen tulee olla tarjouspyynnön mukaiset.
- Tarjouksen maksuehtojen tulee olla tarjouspyynnön mukaiset.
- Tarjouksessa ilmoitetun toimitusajan ja -paikan sekä muiden toimitusehtojen tulee olla tarjouspyynnön mukaiset.
- Tarjouksen sopimusehtojen tulee olla tarjouspyynnön mukaiset.
- Tarjouksessa esitetyn työajan tulee olla tarjouspyynnön mukainen.
- Tarjouksessa tulee antaa vastaus ja selvitys jokaiseen tarjouspyynnössä ilmoitettuun kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteeseen.
- Tarjoukseen ei tule sisällyttää omia varaumia tarjouspyynnöstä.
- Tarjous on sitova ja velvoittaa tekijäänsä. Tarjouksen hinnan alentaminen ja tarjouksen muu parantaminen tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen on kiellettyä.
Jos tarjouspyyntö (tai hankintailmoitus) vaikuttaa joltakin osin epäselvältä tai ristiriitaiselta tai sen noudattaminen tuntuu kohtuuttomalta, asia tulee selvittää hankintayksiköltä hyvissä ajoin ennen tarjousten jättämistä.
Tarjouspyynnöt tulee aina käydä läpi heti niiden saavuttua, jotta mahdolliset epäselvyydet tai ristiriidat ehditään selvittää hyvissä ajoin ennen tarjouksen jättämistä.
Hankintayksikkö voi hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä ilmoittaa, miten ehdokkaiden ja tarjoajien on yhdessä ryhmittymänä täytettävä vaatimukset taloudellisesta ja rahoituksellisesta tilanteesta tai teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä taikka hankintasopimuksen erityisehdot.
Ryhmittymänä tarjoaminen voi mahdollistaa myös pienten yritysten yhteisen pääsyn laajempiin hankintoihin.
Tarjoajien tulee huomioida kilpailulain säännökset kilpailijoiden välisestä yhteistyöstä. Kapasiteetiltaan suurten kilpailevien yritysten yhteistarjouksessa voi olla vaarana, että kielletyn kilpailunrajoituksen tunnusmerkistö täyttyy, jos yritysten kapasiteetti olisi riittänyt yksinkin tarjouksen tekemiseen.
Epäolennaisten tarjouspuutteiden täsmentämismahdollisuus
+Vaikka lähtökohtana hankintamenettelyssä on tarjousten lopullisuus, on hankintalaissa tarjousmenettelyn joustavuuden ja sujuvuuden kannalta annettu hankintayksikölle mahdollisuus korjata tarjoajien tarjousasiakirjoissa olevia epäolennaisia puutteita, ristiriitoja ja virheitä. Velvollisuutta tähän ei ole.
Jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalaissa säädettyjä periaatteita kuten syrjimättömyys- ja suhteellisuusperiaatetta. Tämä mahdollistaa myös sen, ettei hankintayksiköllä ole velvollisuutta hylätä tarjouksia kokonaisuuden kannalta vähämerkityksellisten virheiden tai puutteiden takia.
Työyhteenliittymä saa tarjota
+Hankintalaki mahdollistaa tarjousten tekemisen ryhmittymänä. Ryhmittymillä tarkoitetaan alan toimijoiden yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Ryhmittymä voi olla esimerkiksi tilapäinen työyhteenliittymä. Mikäli ryhmittymä ei käytä sen ulkopuolella olevien tahojen voimavaroja, ryhmittymällä itsellään on kokonaisuudessaan oltava tarjouspyyntöasiakirjoissa vaaditut voimavarat.
