Hankintamenettelyn päättävästä ratkaisusta tulee aina tehdä kirjallinen hankintapäätös. Ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja voidaan tehdä myös hankintamenettelyn aikana vaiheittain esimerkiksi ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuudesta ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudesta. Myös tällaisista ratkaisuista hankintayksikön tulee tehdä kirjallinen päätös.
Hankintapäätös on aina perusteltava
+Hankintayksikön tulee joko hankintapäätöksessä tai siihen liittyvissä muissa asiakirjoissa kertoa ratkaisuun vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi päätöksen ja sen perustelujen nojalla arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu lain velvoitteita ja onko asiassa tarvetta käyttää muutoksenhakukeinoja.
Tarjousvertailun osalta perustelut tulee esittää sellaisella tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksen sijoittuminen tarjouskilpailussa suhteessa muihin tarjouksiin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulisi perustella ja vertailusta tulisi ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta.
Hankintapäätöksen tiedoksianto
+Sähköistä yhteystietoa käytettäessä tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Sähköisessä asioinnissa päätöksen tiedoksisaantiajankohtana pidetään siis viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.
Vaihtoehtoisesti hankintapäätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje voidaan antaa edelleen tiedoksi myös tavallisena kirjeenä siten kuin hallintolaissa säädetään. Tällöin tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä, jollei tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Lähettämispäivää ei lasketa mukaan tiedoksiantoaikaan.
Hankintasopimuksen syntyminen / odotusaika
+Hankintalain mukainen hankintasopimus ei siis synny – yleisestä sopimusoikeudesta poiketen – ainoastaan hankintapäätöksen tiedoksiannolla.
Hankintamenettelyjen sääntelyssä sopimuksen syntymisellä on merkitystä käytettävissä olevien oikeussuojakeinojen kannalta. Ennen sopimuksen tekemistä markkinaoikeus voi määrätä hankintamenettelyn aikana tehdyn virheen tai hankintapäätöksen korjattavaksi.
EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän (odotusajan) kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Jos hankinnassa on noudatettava em. odotusaikaa, hankintayksiköllä on velvollisuus sisällyttää hankintapäätökseen tai siihen liittyviin asiakirjoihin tieto odotusajan pituudesta.
Hankinta-asiakirjojen julkisuus / salassa pidettävät tiedot
+Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (ns. julkisuuslaki), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.
Evankelis-luterilaisen kirkon ja sen seurakuntien asiakirjojen julkisuudesta säädetään kirkkolaissa.
Julkisuuslain mukaan viranomaisen antama tarjouspyyntö liiteasiakirjoineen tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai muulla tavalla varmennettu.
Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty.
Hankintapäätös puolestaan tulee julkiseksi päätöksen allekirjoittamisella tai varmentamisella muulla vastaavalla tavalla. Sama koskee päätöstä tarjoajan tai ehdokkaan poissulkemisesta tarjouskilpailusta sekä päätöstä hankinnan keskeyttämisestä.
On kuitenkin huomattava, että hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla on oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi. Tarjouskilpailuun osallistuneella tarjoajalla on siten oikeus saada tarjousasiakirjat nähtäväkseen käytännössä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei kuitenkaan ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin.
Julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike- ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, mikäli tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa. Liikesalaisuuksien salassapitointressi liittyy useimmiten suojaan kilpailijoita kohtaan.
Laissa ei määritellä kategorisesti tai säännönmukaisesti mitään tarjousvertailussa tai hankintamenettelyssä käytettyä tai huomioitua tietoa liike- ja ammattisalaisuudeksi tai toisaalta ehdottoman luovutusvelvollisuuden piiriin. Jokaisen tiedon tai tekijän asema liike- ja ammattisalaisuutena ja siten lain suojan piirissä ratkaistaan jokaisessa yksittäistapauksessa erikseen hankintayksikön ja viime kädessä toimivaltaisen tuomioistuimen ratkaisulla. Esimerkiksi hinnan muodostumisen perusteet voivat olla sellaisia liikesalaisuuksia, joita asianosaisellakaan ei ole oikeus saada.
Hankintayksikön voi olla vaikea määritellä, sisältävätkö tarjoajien ja ehdokkaiden toimittamat asiakirjat liikesalaisuuksia. Tämän vuoksi hankintayksikön tulisi jo tarjouspyynnössä edellyttää tarjoajia merkitsemään tarjousasiakirjoihin, mitä tarjoaja itse katsoo julkisuuslain mukaisiksi liike- ja ammattisalaisuuksiksi.
Hankintayksikkö ei ole kuitenkaan hankinnassaan sidottu tarjoajan omaan ilmoitukseen liike- ja ammattisalaisuudesta. Päätöksen asiakirjan tai tiedon salassapidosta taikka julkisuudesta tulee perustua aina hankintayksikön omaan harkintaan.