Rakennusteollisuus RT:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri

Henkilötietojen käsittely Rakennusteollisuus RT ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterissä: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterin nimi	Rakennusteollisuus RT ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö	Rakennusteollisuus RT ry (jäljempänä ”RT” tai ”Rekisterinpitäjä”) Eteläranta 10, 00130 Puhelin (09) 12 991 rt[@]rakennusteollisuus.fi Rekisterin yhteyshenkilö (aleksanteri.viinikka[@]rt.fi, p. 050 465 3645)
3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja peruste	Rekisterissä olevia tietoja käsitellään RT:n jäsenpalveluiden sekä jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen. Rekisterissä olevia tietoja käytetään RT:n yhteydenpitoon RT:n toiminnan kannalta tarpeellisiin sidosryhmiin sekä vaikuttamis- ja sidosryhmätoiminnan koordinointiin. Rekisterissä olevia tietoja käytetään myös avoimuusrekisterilain 8 §:n mukaisen toimintailmoituksen tekemiseen. Rekisterissä olevia tietoja käytetään uutiskirjeiden jakeluun ja sidosryhmäviestintään. Lisäksi rekisterissä olevia tietoja käytetään kyselyiden toteuttamiseen. Henkilötietojen käsittely rekisterissä perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän oikeutettu etu) ja 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan (rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen).
4. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin sisältämät tiedot	RT kerää jäsenyritystensä edustajien ja henkilökunnan henkilötietoja. Näitä tietoja ovat: – etu- ja sukunimi – tehtävänimi, arvo ja rooli (vastuualue organisaatiossa) – yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero) – tietoja sähköpostien ja niissä olevien linkkien avaamisesta. Rekisteri sisältää myös muiden RT:n toiminnan kannalta tarpeellisten sidosryhmähenkilöiden henkilötietoja. RT kerää myös muun muassa seuraavien tahojen henkilötietoja: – kansanedustajat, kansanedustajien avustajat ja eduskuntaryhmien henkilökunta; – ministerit, ministereiden erityisavustajat ja ministerin toimikaudeksi nimetyt valtiosihteerit; eduskunnan kanslian henkilökunta ja muut virkamiehet; ministeriöiden henkilökunta ja ministeriöiden asettamat selvityshenkilöt sekä muut virkamiehet; – kunnanvaltuutetut ja muut kunnalliset virkamiehet; aluevaltuutetut ja muut hyvinvointialueiden virkamiehet; muiden edunvalvontajärjestöjen henkilöstö; – oppilaitosten henkilökunta; – median henkilökunta. RT kerää seuraavia muiden RT:n toiminnan kannalta tarpeellisten sidosryhmähenkilöiden tietoja: – etu- ja sukunimi – tehtävänimi – organisaatio – titteli/asema organisaatiossa – sähköposti – yhteydenpidon aihe(et) – yhteydenpitotapa. RT kerää myös RT:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta yhteydessä olleiden henkilöiden seuraavia tietoja: – etu- ja sukunimi – organisaatio – sähköposti – puhelinnumero.
5. Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan	RT luovuttaa henkilötietoja avoimuusrekisterilain 8 §:n nojalla kerätyt tiedot Valtiontalouden tarkastusvirastolle, joka toimii avoimuusrekisterin rekisterinpitäjänä ja valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista. Luovutettavat tiedot ovat seuraavia: – etu- ja sukunimi – tehtävänimi – yhteydenpidon aihe(et) ja – yhteydenpitotapa. RT voi luovuttaa jäsen- ja sidosryhmärekisterin tietoja yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille tilaisuuksien järjestämiseksi, niiden markkinoimiseksi ja tärkeän tiedon välittämiseksi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Jäsenyritykset ilmoittavat itse kontaktihenkilönsä. RT kerää jäsenyritysten edustajia ja henkilöstöä koskevia tietoja EK:n jäsen- ja sidosryhmärekisteristä. RT kerää muiden sidosryhmien edustajien henkilötiedot aina pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. RT kerää henkilötietoja myös sidosryhmien edustajien verkkosivuilta ja Lobster-tietokannasta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Henkilötietoja säilytetään pilvipalvelussa, jolloin tietoja voi siirtyä myös ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Euroopan komission yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukainen tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös on astunut voimaan 10.7.2023, minkä nojalla henkilötietojen siirtäminen on mahdollista sertifioituneille yhdysvaltalaisyrityksille. Mikäli edellä mainittu riittävyyspäätös ei ole enää voimassa, RT varmistaa, että palveluntarjoaja on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c tai d alakohtien mukaisiin vakiolausekkeisiin.
8. Tietojen säilytysajat	RT tarkastaa jäsen- ja sidosryhmärekisterin tiedot säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. RT poistaa jäsen- ja sidosryhmätoiminnan kannalta tarpeettomat tiedot, kuten vanhentuneet tiedot. RT säilyttää tietoja niin kauan kuin on tarpeellista jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi. RT:n jäsenyritysten kontaktihenkilöiden henkilötiedot muutetaan ja poistetaan jäsenyrityksen oman ilmoituksen tai RT:n tietoon muutoin tulleen tiedon perusteella. Mikäli jäsenyritys eroaa RT:n jäsenyydestä, kontaktihenkilöiden tiedot poistetaan heti. Uutiskirje- ja sidosryhmäviestinnän osalta tietoja säilytetään tilauksen peruutukseen asti. Jäsenille ja muille sidosryhmille osoitettuja kyselyitä varten kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin kyselyä koskeva analyysi on saatu valmiiksi. Muun sidosryhmä- ja vaikuttamistoiminnan osalta rekisteröidyn tietoja säilytetään niin kauan kuin kyseessä oleva henkilö edustaa sellaista organisaatiota, jonka kanssa tehtävä yhteistyö tai johon vaikuttaminen edistää RT:n edunvalvontatehtävien päämäärien toteutumista, taikka toimii muutoin sellaisessa tehtävässä tai asemassa, jossa on vaikutusvaltaa RT:n edunvalvontaa koskevien tavoitteiden edistämisessä. RT:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta yhteydessä olleen henkilön tietoja säilytetään korkeintaan yhden kuukauden ajan.
9. Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot sekä oikeus vaatia näiden tietojen oikaisua tai poistamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiseen järjestelmään. Edellä mainittuja toimia koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.