Mitä työn tilaaja voi laillisesti tehdä, jos saatu tarjous on hälyttävän halpa tai mieltä kaihertaa epäilys urakoitsijan epärehellisyydestä? Lakiasiantuntija korostaa ennen tarjouksen hyväksymistä käytyjen urakkaneuvottelujen tärkeyttä.
Teksti: Hanna Moilanen
Jos jokin näyttää liian hyvälle ollakseen totta, se ei yleensä ole totta. Vanha viisaus pätee myös julkisiin tarjouskilpailuihin. Jos yksi tarjous on huomattavasti muita edullisempi, hälytyskellojen pitäisi moukua tilaajan korvissa.
Kyseessä voi olla vahinko eli tarjouslaskijat ovat unohtaneet laskea mukaan jonkin osan tarjottavasta kokonaisuudesta.
Joskus tilaajalla voi olla syytä epäillä, että vilunkipelaajat ovat lähteneet liikkeelle.
Olipa kyseessä mikä tilanne tahansa, luvassa on ongelmia, ellei asiaa selvitetä. Mutta mitä tilaaja voi laillisesti tehdä, kun epäilys alkaa kaihertaa mieltä voittajaehdokkaan jättämää tarjousta selatessa?
”Uuden hankintalain valossa tilaajalla ei ole vain oikeus vaan myös velvollisuus selvittää, mihin poikkeuksellisen edullinen hinta perustuu”, INFRA ry:n laki- ja työmarkkinapäällikkö Kimmo Laukkanen tiivistää.
Jos tarjouksesta on unohtunut jokin osa pois, se kuuluu hylätä kokonaan. Lain mukaan tarjousta ei voi muuttaa jälkikäteen. Yleensä tarjoajakaan ei pahastu hylkäämisestä tilanteessa, jossa palvelun tuottaminen osoittautuisi pahimmillaan raskaasti tappiolliseksi laskuvirheen vuoksi.
Vaikka laskuvirhettä ei olisikaan, tilaaja voi hylätä hinnaltaan epäilyttävän matalan tarjouksen. Hänen täytyy kuitenkin pystyä perustelemaan, miksi tarjotulla hinnalla ei pysty hoitamaan urakkaa. Lisäksi tilaajan on kuultava tarjoajaa ja annettava tälle mahdollisuus perustella tarjoustaan ennen hylkäyspäätöksen tekemistä.
Panosta urakkaneuvotteluun
Joskus kaikki näyttää paperilla etukäteen hyvältä. Myöhemmin huomataan, että urakan voittaja ei hoidakaan tehtäviään ja jättää maksamatta aliurakoitsijoilleen.
Tällainen tilanne oli taustalla, kun erään kunnan tekninen johtaja purki mieltään kollegalleen. Kuunteleva osapuoli kertoi, että he olivat kamppailleet saman yrittäjän kanssa jo vuosia aiemmin. Tieto ei kuitenkaan ollut kiirinyt kuntien välillä.
Tilaaja on usein hankalassa välikädessä. Periaatteessa päätös pitäisi tehdä tarjousasiakirjojen perusteella. Epämääräiset huhut tai intuitiivinen epäilys eivät vielä riitä päteväksi syyksi tarjouksen hylkäämiseen.
Kimmo Laukkanen neuvoo tilaajia pitämään urakkaneuvottelut ennen kilpailutuksen voittajan vahvistamista. Neuvottelu käydään tarjousvertailussa parhaan tarjouksen jättäneen kanssa.
”Neuvottelussa varmistetaan, että kummallakin osapuolella on sama näkemys siitä, mitä ollaan tekemässä”, Laukkanen sanoo.
Jos näkemykset osoittautuvat liian erilaisiksi, se voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Seuraavaksi neuvotteluun kutsutaan alun perin toiselle sijalle asetettu urakoitsija.
Tilaaja voi hylätä tarjouksen myös silloin, kun tarjoaja on syyllistynyt vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan. Esimerkiksi jos edelliset urakat ovat menneet pitkiksi, laatu on ollut huonoa tai vastuuhenkilöiden käytös tilaajan edustajaa kohtaan on ollut alaarvoista, voi tarjouksen hylätä perustellusti. Virheistä täytyy kuitenkin olla selkeää näyttöä.
”Eräässä tapauksessa yrityksen tarjous hylättiin, koska se ei ollut edellisessä urakassa pystynyt maksamaan aliurakoitsijoilleen asiallisesti”, Laukkanen muistelee.
Älä vaadi liikaa
Yksi keino varmistaa tekijöiden luotettavuus on referenssien vaatiminen aiempien vastaavien urakoiden onnistuneesta suorittamisesta. Lisäksi tarjouspyyntöön voidaan kirjata keskeisille vastuuhenkilöille osaamiseen, työkokemukseen ja koulutukseen liittyviä ehtoja.
Näin saadaan näyttöä tarjoajan luotettavuudesta ja kyvystä hoitaa vastaavia tehtäviä. Kyseessä on kuitenkin kaksiteräinen miekka. Mitä kovemmat vaatimukset urakoitsijalle asetetaan, sitä vaikeampi uusien ja pienten yritysten on päästä mukaan kisaamaan urakoista.
”Yksittäiset referenssi- ja ammattitaitovaatimukset voivat olla perusteltuja. Kun ne kootaan yhteen, voi kuitenkin syntyä sellaisia kombinaatioita, joita edes isoilla konserneilla ei ole”, Laukkanen arvioi.
Jos taas nuorta työntekijää vaaditaan vastaamaan tietystä tehtävästä koko sopimuskauden ajan, hänen urakehityksensä voi tyssätä siihen.
Laukkasen mukaan sopimuksessa kannattaa määritellä, millä ehdoilla jonkin vastuutehtävän hoitajaa voidaan vaihtaa.
”Maalaisjärjen käyttö ja kohtuullisuus ovat hyviä periaatteita. Tilaajan ei kannata ajatella, että jokaiseen kohteeseen pitäisi saada parhaat mahdolliset tekijät. Hyvän pitäisi riittää.”
Yksi keino lisätä luotettavuutta on pyytää nimeämään aliurakoitsijat jo tarjouksessa. Se luo uskoa siihen, että urakka hoituu myös käytännössä. Lisäksi yhteishenki säilyy parempana, kun urakan voittaja ei kiristä aliurakoiden hinnoittelua äärimmilleen tarjouskilpailun jälkeen.
Tarjouspyynnössä voi esittää minimivaatimuksia myös töiden tekemisestä tarjoajan omalla organisaatiolla
ja konekannalla. Silloin kilpailutuksen voittaja ei voi ulkoistaa kaikkea työtä aliurakoitsijoille.
Läpinäkyvä mittari laadun arviointiin
Navico Oy on kehittänyt hoitourakoiden hankintoihin laatulupausmallia. Se sopii periaatteessa mihin tahansa palvelujen hankintaan, olipa kyse sosiaali- ja terveysalasta tai väylien kunnossapidosta.
Mallissa tarjoaja antaa itselleen laatupisteitä tilaajan määrittelemiin kriteereihin. Tilaajan on helppo laskea pisteet yhteen sen sijaan, että lähtisi pisteyttämään urakoitsijoiden lähettämiä laatusuunnitelmia.
”Oman kokemukseni valossa kunnat eivät uskalla tehdä riittäviä eroja tarjoajien välille arvioidessaan laatua, koska pelätään epätasa-arvoista kohtelua. Näin laadun merkitys helposti vesitetään ja kilpailu menee hintakilpailuksi”, Navicon toimitusjohtaja Timo Perälä arvioi.
Hoitourakoiden laatulupauksissa on annettu pisteitä esimerkiksi aliurakointiasteesta ja urakoitsijoiden ennakkoon nimeämisestä. Pienimmästä aliurakointiasteesta ja aliurakoitsijoiden korkeammasta nimeämisasteesta saa enemmän pisteitä.
Tämä on Perälän mukaan parantanut paikallisten yritysten asemaa, jota monet kunnat pitävät tärkeänä.
Tilaajalla on vastuu oleellisten kriteerien miettimisestä.
”Jopa hävinneet urakoitsijat ovat sanoneet, että malli on läpinäkyvä”, Perälä lisää.
Tarkennettu laatusuunnitelma tehdään myöhemmin tarjouskilpailun voittajan kanssa. Tarjousvaiheen
laatulupausten toteutumista tulisi pystyä seuraamaan sopimuskaudella selkeillä mittareilla.
Tilaaja luo valinnoillaan markkinoita
Hankinnan onnistuminen on ennen kaikkea tilaajan vastuulla. Hyvän tarjouspyynnön laatiminen edellyttää
laajaa osaamista.
”Tilaajien pitäisi ymmärtää, että he luovat markkinoita tekemillään hankinnoilla”, INFRAn Kimmo Laukkanen
korostaa.
Uudistettu hankintalaki painottaa erityisesti pienten ja keskisuurien yritysten asemaa.
”Tämä on vain suositus eli siitä ei voi valittaa. Uskon kuitenkin, että asiaa seurataan poliittisella tasolla”,
Laukkanen sanoo.
Markkinoita voi luoda esimerkiksi niin, että avataan teiden ja katujen kunnossapito kilpailulle vähitellen
kaupunginosa kerrallaan. Näin pienemmät yritykset pääsevät mukaan jättämään tarjouksia.
Vähitellen paikalliset pienet tekijät saavat itselleen referenssejä. He pystyvät laajentamaan toimintaansa,
työllistämään ihmisiä ja vastaamaan suurempiin tarjouspyyntöihin. Paikallisten yritysten menestyminen vahvistaa osaltaan kunnan taloutta. Tavallaan voi myös ajatella, että kunta kasvattaa itselleen hyviä ja luotettavia yhteistyökumppaneita.
”Jos koko homma kilpailutetaan kerralla, vain muutama tarjoaja Suomessa pystyy tarttumaan siihen”, Laukkanen tiivistää.
Juttu on julkaistu Infra-lehdessä 1/2017.
Varo hämäräheikkejä, valitse tarkasti. INFRAn jäsenyritykset ovat sitoutuneet alan eettisiin pelisääntöihin.
